Verden er i udvikling og digitaliseringen buldrer afsted som aldrig før, ovenpå pandemien. Alligevel er der et ton af danske virksomheder, som ikke formår at digitalisere smart og tidsbesparende. Hvorfor? Hos Proinfo tror vi på, at det handler om vaner. For selvom noget kan virke smart, så skal det stadig være nemt – og digital udvikling i en virksomhed er desværre ikke altid lige så nemt, som det bør være. Derfor vælger man at blive hængende i de ting, man ved virker – også selvom det er tidskrævende.

Udskrivning, arkivering og overvågning af juridisk bindende papirer behøver dog ikke at være besværligt. Hverken når det implementeres eller bruges i det daglige arbejde.

Med en implementeret Dropbox Sign-løsning behøver du nemlig ikke bruge oceaner af tid på at invitere kunder ind på kontoret for at få underskrevet juridisk bindende dokumenter. Ligesom det heller ikke længere vil være tidskrævende at skulle minde din kunde om igen og igen, at få underskrevet et tilsendt dokument (som kunden så skal printe ud, underskrive, scanne og sende tilbage). Faktisk er det slet ikke noget, som du bør bruge tid på – og vi kan vist godt være enige om, at den tid under alle omstændigheder er brugt væsentligt bedre andre steder i din virksomhed, ikke?

Løsningen er altså ret lige til. Du skal i gang med elektronisk underskrivning, som en del af jeres arbejdsgang. Elektroniske underskrifter kan nemlig i høj grad forbedre din virksomheds overordnede processer – og du sparer meget mere tid, end du lige først går og tror med. Samtidig kan du få det integreret smertefrit og lækkert med Dropbox, så din arbejdsproces bliver endnu nemmere.

Som en del af opsætningen til Dropbox kan du samarbejde med dine kollegaer om at færdiggøre dokumentet, før du sender det til underskrift via Dropbox Sign. Det gør det nemt at få inputs fra andre i virksomheden, inden I sender noget afsted som er juridisk bindende.

Hold tingene i gang – og beskyttede – alt på ét sted

Dropbox og Dropbox Sign kan hjælpe dig med at få underskrevet vigtige dokumenter hurtigt, alt sammen med den ekstra fordel i et revisionsspor – beviset for, hvor og hvornår dokumentet blev underskrevet. Revisionssporet reducerer tiden brugt på kontraktlige uenigheder, for modsat det håndskrevne modstykke, kan du nemt og simpelt gå ind og rette i dokumentet og sende det til elektronisk underskrift på få minutter.

Med Dropbox og Dropbox Sign som en komplet løsning, får du hurtigt omdannet en kontrakt fra et første udkast til en endelig, lovligt underskrevet PDF. Samtidig gemmes dine underskrevne kopier automatisk i dine mapper i Dropbox. Så du altid har overblik over, hvor dine jurdiske dokumenter er opbevaret, trygt og sikkert.

Som en del af opsætningen til Dropbox kan du samarbejde med dine kollegaer om at færdiggøre dokumentet, før du sender det til underskrift via Dropbox Sign. Det gør det nemt at få inputs fra andre i virksomheden, inden I sender noget afsted som er juridisk bindende.

Så simpelt er det

Når du er klar til at tilføje en elektronisk underskrift til et vigtigt dokument i Dropbox, skal du bare vælge den PDF eller det Word-dokument, du vil have underskrevet. Her klikker du på menuen ”åben” i siden af dokumentet, hvor ”Send til Dropbox Sign” dukker op som en af de første valgmuligheder.

Dit dokument åbnes derefter i Dropbox Sign, så du kan sende det til underskrift. Den underskrevne version vil, i det øjeblik den underskrives, blive gemt i samme mappe som det originale dokument, du sendte til underskrivelse til at begynde med.

Det betyder at alle dine dokumenter, som er relevante for dette projekt, er organiseret i samme Dropbox-mappe og dermed gemt sikkert i skyen – og funktionen Dropbox-tilladelser kan du nemt kontrollere, hvem der har adgang til de underskrevne dokumenter.

Mindre affald, mere tid og flere penge sparet

Elektroniske underskrifter holder ikke kun arbejdet i gang uden forsinkelser, det reducerer også dit CO2-aftryk. Når du piller behovet for papir ud af processen, reducerer du nemlig både papirspild. Samtidig sænker du også jeres postomkostninger og den tid der bruges på at administrere fysiske papirer.

Er du klar til at effektivisere din arbejdsgang for elektroniske underskrifter med Dropbox Sign? Kom i gang ved at implementerer elektronisk underskrift i jeres virksomhed i dag.

Ring til os på +45 47 37 43 00 eller skriv til Henrik Hviid på hhv@proinfo.dk

P.S. skal du have en Dropbox-løsning med i samme omgang? Lad os tage en snak og lave et udkast til en god løsning for jer på både Dropbox og Dropbox Sign.

‍