5 gode råd når din virksomhed vil investere i IT

Overvejer din virksomhed at investere i IT?Hvad enten det er en IT hosting-løsning, en helpdesk-løsning, onsite IT-support, IT-sikkerhed eller et digitaliseringsprojekt, er det et godt udgangspunkt, at du og din virksomhed tager jer tid til at udarbejde en business case og dernæst gør noget ud af at vælge den rigtige IT-samarbejdspartner til opgaverne. Der er, som jeg ser det, flere aspekter i det.

Af Martin Nyeng Christiansen, Kommerciel Direktør, ProInfo A/S

En velbeskrevet business case
Når man vil foretage en vigtig eller større investering i IT, bør man, som med andre projekter, sørge for at få beskrevet hvorfor, man vælger at foretage investeringen. Hvilket behov er det, man som virksomhed har brug for at få dækket?
Det er desuden værd at tænke over, hvilke interessenter, der skal være med til at beskrive behovet – når det handler om IT, bør man ofte høre både ledelse, specialister fra den interne IT-afdeling og et udvalg af de medarbejdere, der repræsenterer virksomhedens forretning.

Og det er vigtigt, at man søger at være så konkret som mulig, når man beskriver de ønskede gevinster. Hvad enten det er gevinster, som har en regnskabsmæssig påvirkning, en investering man foretager for at fjerne en risiko (et godt eksempel her er investering i IT-sikkerhed), eller gevinster, der relaterer til relationen til virksomhedens omverden - eksempelvis virksomhedens brand, miljøpåvirkning, fokus på verdensmål eller andet.

Man bør også være konkret om, hvilke forudsætninger, der ligger til grund.
Hvis det viser sig, at forudsætninger senere bliver ændret eller forandrer sig, skal man være parat til at genvurdere sin business case. Også så man evt. kan rette projektet - og de økonomiske aspekter til.

Desuden er det ofte også nødvendigt at foretage en risici-vurdering og lave en plan for, hvordan man vil håndtere eventuelle hændelser, hvis de indtræder.

Når behov, ønskede gevinster og risici er beskrevet, er det vigtigt, at man får kommunikeret mål og forventede gevinster til interessenterne.
Interessenterne skal, bredt set, være enige om, at projektet eller investeringen er vejen frem og 1) vide hvorfor, 2) vide hvilke forudsætninger, investeringen bygger på, og 3) vide hvad, der skal ske i praksis.

Den rigtige IT-samarbejdspartner
Når business casen er fastlagt, består næste fase af at vurdere hvilken IT-samarbejdspartner, der er den rigtige til at løse opgaverne.
Det vigtigste er, i min optik, at partneren forstår din virksomheds forretning, og har erfaring med at løse de opgaver, investeringen indebærer – men også at det er en partner, der kan se fremad, sammen med jer, og som I kan have en god dialog med. Partneren skal have modet til at tage diskussioner, når det er nødvendigt, og være proaktiv og udviklende i det daglige arbejde.

Og det gælder ikke kun viden om muligheder, teknisk indsigt og forretningsforståelse, men også indsigt i, hvordan mennesker reagerer på forandringer, og her også eksempelvis, hvordan man får alle til at arbejde med på de forandringer, der er i vente.

Fleksibilitet skal, efter min mening, også være blandt kriterierne for valg af IT-partner. En kommende IT-leverandør skal være fleksibel nok til at acceptere en nedgang i omsætning, såfremt ændringerne i projektet – eller senere omstændigheder - kræver det. Tiden for lange aftaler med stor økonomisk binding er SLUT.

5 gode råd når din virksomhed vil investere i IT
’Sammenkogt’ er er der således 5 gode råd, jeg gerne vil give videre, når din virksomhed vil investere i IT:

1. Brug tid på at beskrive HVORFOR, I vil foretage investeringen. Beskriv de ønskede mål og gevinster.
2. Sørg for at det er de RIGTIGE INTERESSENTER, der er med til at beskrive behovene og de ønskede gevinster.
3. Tjek FORUDSÆTNINGERNE – er det de rigtige, og er de rigtigt beskrevet?
4. Vær kritisk med valg at IT-SAMARBEJDSPARTNER – vælg en der forstår forretningen, og som kan byde ind med det rigtige sæt kompetencer. Vælg den rigtige partner på alle parametre – ikke kun den billigste. Den billigste kan gå hen og blive den dyreste - set på den lange bane
5. Vær parat til at genvurdere business casen og foretage JUSTERINGER, hvis det bliver nødvendigt.

"En kommende IT-leverandør skal være fleksibel nok til at acceptere en nedgang i omsætning, såfremt ændringerne i projektet – eller senere omstændigheder - kræver det. Tiden for lange aftaler med stor økonomisk binding er SLUT."

Martin Nyeng Christiansen, ProInfo A/S

Læs også:
Effektiv IT-drift – dét kan din virksomhed fokusere på i 2020
Hvad er din virksomheds næste digitaliseringsprojekt?
Har din virksomhed selv kompetencerne til at varetage den basale IT-drift?